TRAVELERS GUARANTEE
AFFICHAGE NO. 17090702
Date d'affichage : 17 septembre
Titre: Coordonnateur(trice), Services Administratifs
Secteur/Département: Service des Cautionnements
Lieu: Montréal
Supérieur: Vice-président et Directeur - Succursale de Montréal
Aperçu du poste
Le coordonnateur(trice), services administratifs est appelé à travailler avec le vice-président et directeur- cautionnement ainsi qu'avec la directrice des services administratifs et à exécuter et superviser diverses tâches administratives. Il doit également voir à la supervision des adjoint(e)s à la souscription (Contrat et Licences et Permis) quant aux opérations. Il doit exploiter au maximum et maîtriser la technologie et le matériel et il lui incombe de préparer les documents requis et ce conformément aux directives de présentation établies.
Responsabilités
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Émission des documents relatifs aux hypothèques mobilières, i.e. lettre, intervention, enregistrement et radiation par voie électronique auprès du Registre des droits personnels et réels mobiliers.
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Exécution et mise à jour de tous les documents relatifs au fondé de pouvoir et contrats d'agence incluant la mise à jour de la banque de données de courtiers
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Exécution de divers rapports
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Diverses tâches ayant trait aux comptes à payer, i.e., recherches et consolidation, envoi des factures au siège social et sur réception des chèques, acheminer ces derniers aux fournisseurs.
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Se charge de l'exécution et l'envoi des lettres pour la demande de divers documents pour ensuite s'acquitter de l'émission des renouvellements (Licences et Permis)
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Assiste les services de Cautionnement Contrat et Licences et Permis quant à la facturation, l'émission des cautionnements et tout autre demande, lorsque requis.
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Tenir à jour les libellés et formulaires des départements Contrat et Licences et Permis
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Participe à l'organisation d'événements spéciaux
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Personne ressource quant à l'application et la coordination de la banque de données LoGIC avec le Siège Social
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Participe à la préparation des évaluations des adjointes à la souscription
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Participe à la formation des adjointes et l'intégration des nouveaux employés
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Gestion de la banque de congés des adjointes à la souscription
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Diverses fonctions administratives et travaux connexes.
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Fonctions générales de la réception, lorsque requis.
Exigences
Connaissances, Compétences et Habiletés:
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Capable de gérer son temps et d'établir des priorités dans son travail.
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Fait preuve d'ordre et d'organisation dans l'administration des dossiers.
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Fait un contrôle de la qualité des documents
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Disposé à en faire plus et à accepter avec enthousiasme des responsabilités supplémentaires.
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Fiable et ponctuel.
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Vu les rapports constants avec les courtiers, les clients et les collègues, capable de communiquer agréablement et efficacement.
Éducation, Formation et Expérience
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Diplôme d'études secondaires
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Expérience dans le domaine du cautionnement de contrat et licences et permis serait un atout
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Facilité de communication écrite et orale en français et en anglais
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Excellentes maîtrise des divers logiciels informatiques, plus particulièrement, Word, Excel, Outlook et LoGIC
Pour poser votre candidature ou obtenir plus amples informations, veuillez communiquer avec Carole Morin au 871-3371 ou au cmorin1@travelersguarantee.com. Les candidatures seront évaluées par le service des Ressources humaines. Seuls les candidats détenant les qualifications minimales requises seront recommandés pour une entrevue avec le directeur du service concerné.